De situatie
In een groep van gelijkgestemden werken we samen aan een thema. De context is de visie van Zijnsoriëntatie. Daarin hebben we met elkaar gemeen dat we het pad van verlichte levenskunst volgen. We noemen onszelf een leergroep. Soms moeten we samen besluiten nemen, bijvoorbeeld over op welke dag en welke tijd wordt samengekomen. Maar ook over waar gaan we het over hebben, of hoe gaan we het over iets hebben, en wat is ons gezamenlijke doel eigenlijk?
Het bleek lastig om tot een besluit over ons gezamenlijke doel te komen. Dit toonde zich bijvoorbeeld doordat niemand een voorstel deed, maar vroeg: ‘zullen we..?’ Dit wijst naar dat er nog geen verantwoordelijkheid wordt genomen voor een voorstel.
Toen dat helder werd was er wel iemand die het aandurfde met een voorstel over het doel te komen. Op de een of andere manier triggerde dat onmiddellijk allerlei bezwaren. Want als reactie kwam er dan een ander voorstel, waarna er nog een ander voorstel kwam. Er was sprake van een stapeling van voorstellen. Kortom er was ruis in de communicatie en er werd geen besluit genomen. Misschien herken je dit?
Uitleg
Wat maakt gezamenlijk besluiten zo lastig? Hoe ik het begrijp is dat een groep altijd start in de eerste fase van groepsontwikkeling, de afhankelijkheidsfase. In deze fase is de groep normaal gesproken niet gewend om naar elkaar te luisteren, laat staan om zelf een besluit te nemen. De groep besteedt dat uit aan de leidinggevende (de trainer, leider of leraar) of aan een informele leider. De groep als geheel stelt zich afwachtend op.
Daar komt bij dat we het doorgaans so wie so moeilijk vinden om een besluit te nemen, omdat een besluit ons idee van vrijheid of ruimte vermindert, want na het besluit kunnen een paar dingen niet meer. Bovendien vraagt een besluit om ons eraan te houden of om het uit te voeren, en dat vinden we niet altijd makkelijk.
In een groep in een spirituele context lijkt mij daar nog bij te komen dat het allemaal hoogstaand moet verlopen, waardoor we de realiteit dat we starten in de afhankelijkheidsfase, en daarin dus nog onhandig zijn, makkelijk uit het oog verliezen.
Leiderschap van de groep als geheel
Voor een groep die geen leider heeft is het dus even wennen om te beseffen dat de afwachtende houding niet werkt, en om te beseffen dat ieder kan en moet bijdragen aan het nemen van een gezamenlijk besluit.
Een groep als geheel vertoont leiderschap door werkelijk naar de minderheid te luisteren, hun argumenten te integreren in een gezamenlijk voorstel en door een breed gevoelde motivatie om een gedragen besluit te nemen en dat uit te voeren.
Dat is voor een individu soms al niet zo makkelijk. Voor een groep als geheel is hier dus helemaal veel te leren. Het is handig om te weten wat we kunnen doen, en om daar enige vaardigheid in te krijgen.
Experiment
In onze leergroep wilden we leren om een gezamenlijk besluit te nemen. We gingen experimenteren met het nemen van een besluit over ons gezamenlijk doel. We begonnen met de methode waarmee we eerder besluiten hadden genomen, en die we dus enigszins kenden, de zogenaamde consentmethode.
Deze methode is behulpzaam als een groep gezamenlijke wil komen tot verdiepende meningsvorming of tot een gedragen besluit, waarbij de verschillen niet al te groot zijn. Consent betekent dat we ‘geen overwegend bezwaar’ hebben tegen een bepaald voorstel waarover een besluit moet worden genomen. Het is een ‘geïnformeerd geen bezwaar’. We hoeven het niet eens te zijn met het voorgestelde besluit, maar we moeten er wel mee kunnen leven, het moet voor ons voldoende kloppen. Consent (geen bezwaar) is dus iets anders dan consensus (ieder is het eens). Daardoor laat besluiten met consent meer ruimte.
Gelijkwaardigheid, verantwoordelijkheid en vrijheid liggen aan de basis van deze methode.
De consentmethode in het kort
De eerste stap is dat een inbrenger een voorstel of vraag waarover besloten of gesproken moet worden helder geformuleerd inbrengt. Dit voorstel of deze vraag doorloopt vervolgens een viertal gespreksrondes: beeldvorming, meningsvorming, verdieping en besluitvorming. Iedere ronde kent een eigen doelstelling.
Het doel van de methode is om interactief een mening te vormen, of te verdiepen, of gezamenlijk tot het beste besluit te komen. Er is een aantal spelregels. Deze geven houvast en voldoende veiligheid. Zo is er een gespreksleider of facilitator. Deze let erop dat we niet op elkaar reageren of van het onderwerp afwijken, en dat iedere deelnemer aan de beurt komt. Want ieders bijdrage wordt als belangrijk gezien. Doordat er geen discussie is, komen alle meningen naast elkaar te staan. Dit geeft de mogelijkheid dat de kennis en de rijkdom die in de verschillen zit volledig gehoord kan worden. Het kan gebeuren dat zich vervolgens daaruit een besluit uitkristalliseert.
Niet weten
We merkten in onze leergroep, dat deze methode goed werkt als we meningen over een vraagstuk willen inventariseren, of een eenvoudig besluit willen nemen. Eenvoudig betekent dat de verschillen niet al te groot zijn.
Maar soms waren de verschillen te groot en kon er met behulp van de consent methode nog geen besluit genomen worden. Dat was het geval bij het gezamenlijke doel dat we wilden formuleren. Doordat we echt gemotiveerd waren om een besluit te nemen merkten we dat we het niet meer wisten. Onze meningen waren gehoord, maar we kwamen er niet uit, wat nu? We merkten onze frustratie en ook wel machteloosheid om verder te komen. Doordat we dat erkenden vonden onszelf terug in een fase van niet meer weten. Het bleek belangrijk om ook het niet weten te erkennen en vooral niet fout te maken. In de gezamenlijke openheid en het gevoel van verbinding dat zo ontstond was er ruimte om iets anders te doen. We besloten de methode van besluiten met de gebaren in communicatie, kortweg aansluiten toe te passen.
Gebaren van communicatie
In deze methode is het belangrijk dat eerst wordt aangesloten op overeenkomsten, en dat er pas een verschil wordt ingebracht als daar ruimte voor is. Wie een verschil wil inbrengen moet dus geduld hebben. Als de tijd er rijp voor is kan die persoon vragen: ‘Is er ruimte voor een verschil?’ en dat checken, bijvoorbeeld met handopsteken. Is er ruimte voor een verschil dan bevat het verschil waarschijnlijk informatie die nuttig kan zijn voor het oorspronkelijke voorstel. Dan is het belangijkr te zoeken een zodanige herformulering van het oorspronkelijke voorstel dat het verschil in het voorstel wordt meegenomen, wordt geintegreerd.
Om te voorkomen dat er sluipenderwijs licht gewijzigde formuleringen van het voorstel komen is het belangrijk, en dat vergeten we nog al eens, om het voorstel als het bijna gereed is voor het besluit, op te schrijven, zodat iedereen weet waar het over gaat en hoe het is geformuleerd.
Evaluatie experiment
Bij de terugblik op ons experiment van wat helpend en niet helpend was bleek dat de gebaren van samenvatten, aansluiten op overeenkomsten en daarop voortbouwen veel rust bracht. Er ontstond een groeiend vertrouwen dat er iets uit zou komen, zonder te weten wat. De erkenning van het niet weten in de groep, dus voorbij het bekende, de comfortzone, zijn, gaf ruimte, waardoor ieder de veiligheid voelde om zoekend te voorschijn te komen, voorbij het ego dat op overleven is gericht. Tegelijk gaf het noteren van het voorstel in de laatste fase focus en houvast.
De realisatie dat sommige inbreng een te groot verschil vormde en het effect om dat later opnieuw in te brengen als er ruimte voor was bleek een openbaring. Tegen deze achtergrond is het inbrengen van meningen eigenlijk een voortdurend inbrengen van verschil, en met de inbreng van een verschil wordt het gevoel van verbinding verbroken. Dat blijkt niet vruchtbaar. Wachten met het inbrengen van een verschil tot er ruimte voor is blijkt wel een vruchtbare manier om met een verschil om te gaan. Het kan worden gehoord en daardoor geïntegreerd. De verbinding van de groep blijft intact en de wijsheid van het geheel neemt toe.
Wat ons verder hielp waren mindfulnessmomenten tussendoor, wat gezegd werd niet persoonlijk nemen, in het begin met een voorstel komen, het besef dat ieders bijdrage ertoe doet, het ongemak van ongeduld en frustratie erkennen en zelf dragen, het uithouden van niet weten en daarin onze nieuwsgierigheid aanzetten, alleen durven staan in het dragen van een verschil, en dat niet meteen inbrengen, steeds het doel herinneren, het opschrijven van het besluit.
Resultaat van het experiment
Als we terugkeken naar het proces dat we doorliepen bleken er 3 fases te zijn. De eerste fase noemden we de ‘egofase’. Het stapelen van onze meningen is eigenlijk een worsteling van ego’s. Logisch dat we daar niet uitkomen. Toen we begonnen met rondes via de consentmethode vond er langzaam een afpellen van onze ego’s plaats, totdat we onze worsteling en bijbehorende emoties gingen herkennen en erkennen. Daarmee werd een gezamenlijke erkenning van een gevoel van niet-weten ingeluid, waarin we nieuwsgierig konden zijn. Na verloop van tijd kwam er rust, de ego’s werden overstegen en het gezamenlijke belang kon in beeld beeld.
Dan volgde een ‘zoekende fase’. Vanuit een rusten in niet-weten werd verbinding ervaarbaar. Er kwam een periode van een ontspannen gezamenlijk zoeken en opperen, waarbij we de methode van aansluiten volgden. Verschillen werden ingebracht als daar ruimte voor was. Vanuit niet-weten en verbinding met het geheel werd de informatie uit het verschil geïntegreerd. Zorgen werden functioneel gemaakt door het voorstel daarop aan te passen. Zo kwam de wijsheid van het geheel beschikbaar voor de groep en werd het voorstel steeds rijker.
Toen we voldoende hadden voortgebouwd volgde een besluitvormende fase. Als inhoudelijk resultaat kwam er een door allen gedragen doelstelling voor de groep als geheel uit.
Qua proces kwam het inzicht dat samen tot een besluit komen een taak is, en dat deze taak richting, zingeving, presentie en verbinding aan de groep geeft. Aansluiten en voortbouwen blijkt eigenaarschap voor het besluit op te leveren en dat geeft commitment.
We waren verrast dat het proces van een besluit nemen zowel spannend als speels was.