In mijn vorige blog besprak ik de hoofdlijnen van holoncratie, de visie, waarden en principes, zoals ik ze begrijp. Maar met visie en principes alleen wordt er nog geen werk uitgevoerd. In onze organisatie, de Zijnskring, die als een soort sangha is, is daar soms overleg voor nodig. Je kunt daarbij denken aan overleg over het bedenken en uitvoeren van bepaalde rituelen, het organiseren van studiedagen en andere bijeenkomsten. In deze blog wil ik dieper ingaan op hoe holoncratisch overleg in de praktijk bij ons werkt.
Een goed begin, midden en einde van een overleg
Het overleg vindt plaats in cirkels die een bepaalde purpose hebben. Er is een aantal spelregels. Idealiter heeft elke cirkel een cirkellead, een facilitator en een secretaris. Dat is bij een aantal cirkels al het geval. De cirkellead is niet de voorzitter. In deze rol zijn we er alleen verantwoordelijk voor dat alle benodigde rollen vervuld zijn. De facilitator leidt de bijeenkomst en hanteert bepaalde spelregels. Een secretaris zorgt dat een overleg ingepland wordt en de acties worden bijgehouden. De rolbeschrijvingen van deze drie procesrollen zijn te vinden in Glassfrog.
Aan het begin
Om te zorgen dat alle deelnemers aan een overleg aanwezig en afgestemd zijn, voerden we enkele ‘gezonde gewoontes‘ in:
- We starten met een korte meditatie en activeren het holonbewustzijn
- We hebben regelmatig een mindfulnessmoment, wat helpt om tussendoor een patroon te doorbreken
- Er is een aankomstronde, waardoor ieder aanwezig kan zijn
- Het is belangrijk aan het begin de purpose van de cirkel of het overleg te herinneren of vast te stellen. Dat maakt duidelijk waarvoor we bij elkaar zijn en dat geeft focus. Helaas vergeten we dat nog wel eens.
Bij de afronding
- We leren samen door te inventariseren welke dingen behulpzaam waren en wat niet behulpzaam was voor het proces. Dit helpt de groep te leren om steeds vruchtbaarder samen te werken. Ik ben daar een voorstander van, helaas is daar niet altijd tijd voor.
- Tevens is het fijn om te horen hoe iedereen uit het overleg stapt: moe, opgelucht, of geïnspireerd? Meestal zijn we vrolijk geworden van het overleg.
Richtlijnen bij het bespreken van de inhoud
- We inventariseren spanningen door ze een korte naam te geven, dit wordt dan de agenda
- De facilitator helpt bij elke spanning de essentie te vinden door te vragen: “Wat is je spanning en wat heb je nodig?” Mijn ervaring is dat deze vraag niet zo makkelijk te beantwoorden is. De eerste keer dacht ik: ‘wat heb ik nodig? Heb ik dan wat nodig?’ Na een paar keer zag ik de waarde van de vraag: ik voelde dat ook deze vraagt helpt om verantwoordelijkheid te nemen voor mijn spanning. Inmiddels is gebleken dat het overleg daardoor veel effectiever wordt.
- Het proces in de cirkel is erop gericht dat we de indiener helpen om een spanning die voortgang blokkeert op te lossen, zodat er weer ruimte komt om een volgende stap te maken. Aan het eind van het bespreken van een spanning stelt de facilitator de vraag: is je spanning opgelost? Dit is vaak het geval, en de vraag stellen helpt de bewustwording daarvan. Dat is prettig en geeft een gevoel van opluchting. Doordat dit bij iedere spanning die is opgelost het geval is krijgt het hele overleg iets luchtigs. Maar niet elke spanning laat zich oplossen. Dan stelt de facilitator de vraag: wat is een eerstvolgende kleine stap die je dichter bij de oplossing brengt? Die stap is meestal wel te verzinnen, en ook dat geeft een gevoel van relief, omdat daarmee spanning tot behapbare brokjes wordt teruggebracht.
Spanningen
Wat zijn spanningen? Spanningen zijn het verschil tussen hoe iets nu is of ervaren wordt en hoe je zou willen dat het is. Het gaat hier om creatieve spanningen, niet over emoties (alhoewel emoties wel een waarschuwingslampje kunnen zijn voor een spanning). Het wordt spanning genoemd en niet bijv. agendapunt, omdat een verschil energetisch kan worden ervaren. Dit blijkt ook uit het feit dat als onze ingebrachte spanning is opgelost, we dit vaak als een opluchting ervaren.
Uitgangspunten
- Spanningen zijn te beschouwen als brandstof voor de ontwikkeling van een holon of thema.
- Er kunnen tijdens het bespreken van een bepaalde spanning nieuwe spanningen opkomen. Die kunnen voor afleiding zorgen. Daarom is een belangrijk spelregel om één spanning tegelijk te bespreken. Zo worden we gedisciplineerder in het overleg en worden onderwerpen echt afgemaakt. Hier hebben we echt nog een weg te gaan. Het is voor mij zo verleidelijk om meteen mijn punt in te brengen. Maar dat zorgt inderdaad voor afleiding en brengt ons verder van huis. Als er in het proces nieuwe spanningen opkomen worden die nog niet gevolgd, maar toegevoegd aan de agenda.
- We brengen een spanning in vanuit onze rol in het geheel of in de cirkel. Zo kunnen we onderscheid maken tussen onszelf en de rol die we vervullen en vermijden we om mee te gaan in persoonlijke verhalen.
Reflectie
Ik, en ik niet alleen, hebben erg moeten wennen aan dat woord spanning. Nu ik ermee kan werken, merk ik hoe het helpt mijn eigen verantwoordelijkheid te nemen.
Ik heb ervaren dat de spelregels niet dwingend zijn. Er zijn heldere regels en afspraken, maar als het erop aan komt kunnen we onze eigen wijsheid belangrijker laten zijn dan ons strikt houden aan regels. Dat geeft ruimte.
We ervaren vaak verschil in een overleg en het ervaren van verschil geeft spanning. Nu wordt juist spanning in holoncratie gezien als de brandstof voor de organisatie. Dat is een mooi principe, maar het blijkt nog niet zo makkelijk om verschillen als verschil aan het licht te laten komen. En nog minder makkelijk om bij de spanning van het verschil te blijven en dat belangerijker te maken dan in onze comfortzone blijven. Hier hebben we volgens mij nog echt een leerweg in te gaan.