Hoe doen we dat zonder dat het vastloopt?
Natuurlijk kennen we het meerderheidsbesluit, meeste stemmen gelden. We kennen ook het oeverloze gepraat als we willen dat we het allemaal met elkaar eens zijn, besluiten met consensus. Om nog maar te zwijgen over het vage besluit, waarvan niemand precies weet wat er nu besloten is. Maar deze methoden verdragen zich niet met gelijkwaardigheid, verantwoordelijkheid en vrijheid, waarden die we vanuit zelfsturing juist willen leven. Hoe kan dat anders?
In de twee voorgaande blogs heb ik geschreven over de principes van zelfsturing zoals die in holoncratie vorm krijgen en over de wijze van overleg die daaruit is ontstaan. In mijn beroepsvereniging van leraren Zijnsoriëntatie doen we inmiddels ervaring op met deze vorm van overleg. De meeste deelnemers aan het overleg ervaren na afloop tevredenheid en voldoening.
In deze blog gaan we een stapje verder: hoe kijkt holoncratie aan tegen het nemen van besluiten? Ik vind het interessant hoe er in holoncratie is nagedacht over de wijze waarop in een zelfsturende organisatie besluiten kunnen worden genomen. Het gaat dan om besluitvorming, die de ontwikkeling van de organisatie als levend systeem ondersteunt, door initiatieven zo min mogelijk in de weg te zitten. Die daardoor het principe van zelfsturing in verbinding intact laat of zelfs versterkt, en daarmee het plezier in het werk.
De holoncratische methode is nauw verwand aan de sociocratische besluitvormingsmethode. Die kennen we ook wel als de consentmethode. Daarover heb ik eerder geschreven in Cirkel 61( 2020).
Voorbeeld. Een aantal jaren geleden wilden we in mijn beroepsvereniging een besluit nemen over de vraag of onze leergroepen uit minimaal zes of vier personen moesten bestaan. Nadat alle vragen voor verheldering waren beantwoord volgde een meningsvormende ronde. De besluitvormende ronde kon plaatsvinden nadat alle meningen geuit en gehoord waren. Uiteindelijk had niemand er meer een overwegend bezwaar tegen dat een leergroep uit minimaal vier personen zou bestaan en was dat het besluit.
Onderscheid tussen besluiten in en over de organisatie
Holoncratie maakt om te beginnen onderscheid tussen besluiten in de organisatie en over de organisatie. De besluiten in de organisatie gaan over het werk van rollen en cirkels. De bedoeling van zelfsturing is dat iedereen in zijn rol zoveel mogelijk vrijheid heeft om de eigen wijsheid om te zetten in acties die de organisatie verder helpen en sterker maken. Dat maakt dat we plezier kunnen houden in ons werk. Daarvoor is het belangrijk dat er een heldere beschrijving is van de purpose van alle rollen en cirkels. Hierdoor kunnen we in onze eigen rol een inschatting maken over welke volgende stappen we kunnen zetten, zonder daarvoor toestemming te hoeven vragen. Ik ervaar dat als het doorsnijden van een te grote afhankelijkheid van anderen en ondersteuning van mijn zelfsturend vermogen. Het zet me op eigen benen.
Besluiten binnen een rol/cirkel
Een rol of cirkel kan dus zelf besluiten nemen over onderwerpen die binnen de purpose van de cirkel vallen en die deze purpose dichterbij brengen. Wel is het verplicht om advies in te winnen bij cirkels of rollen die geraakt worden door een eventueel besluit. Daarbij is het wijs om ook rollen op te zoeken waar we weerstand vermoeden. Dit om een zo compleet mogelijk beeld van de situatie te krijgen en in verbinding met het grotere geheel te blijven. Een completer beeld kan in sommige gevallen ook betekenen dat we voorstellen voorleggen aan het overstijgende holon voor advies.
De consentmethode
In een werkoverleg kunnen we een spanning (vraag over een thema) inbrengen waarvoor we het bijvoorbeeld nodig hebben dat we gezamenlijk de meningen verkennen. ‘Hoe kijken jullie er tegenaan als ik … ga voorstellen?’ Als inbrenger van een spanning kunnen we vervolgens een voorstel aanpassen. Ik heb dat een aantal keren meegemaakt en ervaar met deze werkwijze voortgang, hulp van en verbondenheid in een cirkel.
Voor verkenningen is de uit sociocratie afkomstige consentmethode behulpzaam, omdat ieders mening wordt gehoord en kan meedoen. Er zijn verschillende gespreksrondes (zie kader).
| De vier gespreksrondes van de consentmethode 1. Vragen ter verheldering. Deze ronde is bedoeld dat voor ieder helder is waar het voorstel over gaat, waar je je mening over gaat geven. Bijvoorbeeld het doel van de groep: wat houdt dat in? De inbrenger kan reageren, geen discussie. 2. Meningsvorming. In deze ronde geeft ieder om de beurt zijn/haar mening, valt elkaar niet in de rede en luistert goed naar elkaar. Geen discussie.V 3. erdiepingsronde. Deze ronde is bedoeld om te reageren op wat je hebt gehoord. Weer in dezelfde volgorde. Je krijgt altijd het woord en als je niet wilt reageren kun je dit aangeven. Dit gaat zolang door tot niemand meer iets toe te voegen heeft. Geen discussie. 4. Besluitvormingsronde. Dit is eigenlijk een verrijkings – en besluitvormingsronde: als alles over het onderwerp is gezegd kan een nieuw voorstel op basis van de voorgaande input worden geformuleerd. Vaak zijn aan het nieuwe voorstel reeds aspecten toegevoegd waardoor het is verrijkt. Op het laatste voorstel wordt consent (geen overwegend bezwaar) gevraagd. |
Besluiten over de organisatie
Bij besluitvorming over de organisatie is er een iets ander proces. Dan gaat in holacracy-termen over de governance, in het nederlands vertaald in roloverleg. Als we iets willen veranderen aan de structuur van de organisatie is het belangrijk dat we dat samen doen: samen met de rollen in de cirkel, met de bovenliggende cirkel, en soms met het hele holon doen. In mijn geval dus samen met de hele beroepsvereniging. Zo zorgen we er met elkaar voor dat de organisatiestructuur logisch en kloppend blijft. Tegelijk is het belangrijk dat de ontwikkeling van het geheel door kan blijven gaan en niet geremd wordt door een te grote hoeveelheid bezwaren. Daarom moeten we, voordat besluitvorming plaats kan vinden, voldoende hebben verkend en advies hebben gevraagd. Daarvoor helpen de vragen- en meningsvormende rondes uit de sociocratische consentmethode. Dit is een waardevolle manier om uit een groep zoveel mogelijk informatie te krijgen, zodater een goed uitgebalanceerd voorstel voor gezamenlijke besluitvorming kan worden aangeboden.
Wel of geen voorwaarden aan consent?
De sociocratische consentmethode als besluitvormingsmethode kent geen criteria voor wat een overwegend bezwaar is. Als we die vorm van consent gebruiken, worden alle bezwaren onderzocht op hun toegevoegde waarde voor een voorstel. Dat levert betrokkenheid op, maar kan tegelijk veel tijd en inzet van de organisatie vragen. Als die tijd en inzet beschikbaar zijn kan deze methode natuurlijk worden gebruikt. Maar noch die tijd, noch de inzet is er vaak niet en dan werkt het onderzoeken van elk bezwaar op zijn toegevoegde waarde remmend op de ontwikkeling van het geheel.
Een besluit dat volgens de holoncratische vorm van consent wordt genomen werkt met strikte criteria voor een overwegend bezwaar. Die komen er op neer dat een besluit niet schadelijk mag zijn voor de purpose van het geheel. Dit is om te voorkomen dat de besluitvorming stagneert.
Wat vraagt dit van ons?
Doordat we bij zelfsturing geen centrale aansturing meer hebben, vraagt dat om te beginnen dat ik als ik wat wil met een voorstel moet komen. Voorts vraagt het dat ik als inbrenger van dat voorstel zelf met mijn cirkel nadenk over de wijze van besluitvorming, over wat ik nodig heb. Dat ervaar ik als nieuw en wennen. Het vraagt ook investering in verkennende rondes.
Als ik het gevoel heb dat mijn voorstel rijp is voor besluitvorming maak ik zelf graag gebruik van het holoncratische criterium van consent: is het voorstel schadelijk voor de organisatie? Leuk vind ik dat vanuit holoncratie een besluit niet perfect hoeft te zijn: het is beter om te handelen, dan om geen fouten te maken. Het idee is dat iets altijd later kan worden aangepast. Dat is ook wennen!
We hebben in de beroepsvereniging met dit strikte criterium geëxperimenteerd. Ik was blij met de voortgang en de beweging die daardoor werd bereikt. Ik denk dat het het levende geheel zal helpen om dat vaker te doen. Deze methode vraagt vertrouwen, dus het onder ogen zien van onze angst en wantrouwen, maar dan is het volgens mij mogelijk dat in het levende systeem gespreide verantwoordelijkheid, zelfsturing en onze waarden tot uitdrukking komen.
Tot slot
Om holoncratie goed te laten werken is het belangrijk dat we met enige regelmaat vanuit onze rol communiceren en dat we elkaar niet laten ‘hangen’. De spelregels van holoncratie maken dat de communicatie licht kan zijn. We hoeven niet op zoek te gaan naar een allesomvattende oplossing, maar zoeken naar de eerstvolgende kleine stap die ons of de ander verder kan brengen, waardoor we ontwikkeling van ons holon ondersteunen. Dat haalt veel druk eraf. Ik ervaar dat holoncratie in de praktijk echt blijkt te bij te dragen aan zelfsturing, ontwikkeling en levendigheid. Het overleg en de besluitvorming worden lichter en leuker. Dat maakt me een fan.
Ik heb wel wat moeten ‘bijleren’. Daarover lees je in een volgende blog